サーバー移転時のメールソフトの設定とサーバーの切り替えのタイミング
メールサーバーの切り替え方法については、1つの決まった方法がある訳ではありません。
現在は主に下記の４つの方法が考えられます。メールを利用している人の人数、メールの利用頻度、終業時間なども関係してくるので、ご利用の状況を考えて十分に検討してください。
ちなみに、1の方法が最も手間がかかりません。条件が合えば1の方法をおすすめします。
1. 金曜日の終業後にサーバーを切り替える
金曜日の終業後にサーバーを切り替えると、DNSは月曜の朝に完全に切り替わっています。 月曜日の朝に一度受信してから、新しいメールの設定に変更してもらうことで、メールの取りこぼしはありません。
- 休日が土日で無い場合は、休みの前の日にサーバーの切り替えを行ってください。
- 休みの日にメールを頻繁にやり取りされる方には、Gmailにメールを転送するのがおすすめです。
2. 夜にサーバーを切り替え、朝に一度メールを受信してから、新しいメールの設定に変更する
夜にサーバーを切り替えます。そして次の日の朝に一度メールを受信してから、新しいメールの設定に変更すると、旧サーバーのメールも取りこぼしなく受信できます。
ただこの方法だとサーバーが完全に切り替わっていない場合があるので、メールの設定に変更後に来たメールに関しては、webメールにて確認するようにしてください。
3. 既存のメールアカウントにメールが届かなくなったら、新しいメールの設定に変更
既存のメールアカウントにメールが届かなくなったら、新しいメールの設定に変更します。移行期間の新しいサーバーへのメールは、webメールや転送で対応します。 なお、webメールのデータは後でメールソフトに取り込むことができるので問題ありません。
4. メールソフトに新しいサーバーのアカウントを追加
メールソフトには、既存のメールアカウントはそのままで、新しいサーバーのアカウントを追加します。 旧フォルダにメールが届かなくなったら、今まで使用していた既存のメールアカウント情報を新しいサーバの情報に書き換えます。
この方法だとメールソフト内だけで完結するのでとてもシンプルです。ただしメールアカウントを追加してもらう必要があり、人数が多いと大変な作業になります。
最後に
上記の内容を参考にスムーズにメールの移行が出来れば幸いです。
もしメールサーバー移行に関してサポートが必要な場合は、お気軽に弊社までお問い合わせください。