メールサーバーの切り替え方法については、1つの決まった方法がある訳ではありません。
現在は主に下記の4つの方法が考えられます。メールを利用している人の人数、メールの利用頻度、終業時間なども関係してくるので、ご利用の状況を考えて十分に検討してください。

  1. 金曜日の終業後に行う
  2. 夜に切り替えて、朝に一度受信してから、新しい設定に変更する
  3. フォルダにメールが届かなくなったら、新しいサーバーのアカウントに変更
  4. メールソフトに2つフォルダを用意する
  5. 最後に

ちなみに、1の方法が最も手間がかかりません。条件が合えば1の方法をおすすめします。

1. 金曜日の終業後にサーバーを切り替える

金曜日の終業後にサーバーを切り替えると、DNSは月曜の朝に完全に切り替わっています。 月曜日の朝に一度受信してから、新しいメールの設定に変更してもらうことで、メールの取りこぼしはありません。

  • 休日が土日で無い場合は、休みの前の日にサーバーの切り替えを行ってください。
  • 休みの日にメールを頻繁にやり取りされる方には、Gmailにメールを転送するのがおすすめです。

2. 夜にサーバーを切り替え、朝に一度メールを受信してから、新しいメールの設定に変更する

夜にサーバーを切り替えます。そして次の日の朝に一度メールを受信してから、新しいメールの設定に変更すると、旧サーバーのメールも取りこぼしなく受信できます。

ただこの方法だとサーバーが完全に切り替わっていない場合があるので、メールの設定に変更後に来たメールに関しては、webメールにて確認するようにしてください。

3. 既存のメールアカウントにメールが届かなくなったら、新しいメールの設定に変更

既存のメールアカウントにメールが届かなくなったら、新しいメールの設定に変更します。移行期間の新しいサーバーへのメールは、webメールや転送で対応します。 なお、webメールのデータは後でメールソフトに取り込むことができるので問題ありません。

4. メールソフトに新しいサーバーのアカウントを追加

メールソフトには、既存のメールアカウントはそのままで、新しいサーバーのアカウントを追加します。 旧フォルダにメールが届かなくなったら、今まで使用していた既存のメールアカウント情報を新しいサーバの情報に書き換えます。

この方法だとメールソフト内だけで完結するのでとてもシンプルです。ただしメールアカウントを追加してもらう必要があり、人数が多いと大変な作業になります。

最後に

上記の内容を参考にスムーズにメールの移行が出来れば幸いです。
もしメールサーバー移行に関してサポートが必要な場合は、お気軽に弊社までお問い合わせください。

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